Comment construire une salle de Design Thinking ?
Si vous voulez maximiser la portée de vos projets Innovation, la création d’une salle dédiée aux workshops Design Thinking est indispensable. Tout au long de ma carrière au Design Center de Thales, on m’a régulièrement demandé comment construire une telle salle, quelles devaient être ses caractéristiques, comment l’aménager ? Voici quelques éléments de réponse.
Tout d’abord, il ne faut surtout pas refaire le schéma des salles de réunions classiques : une table centrale, des chaises et tout le monde assis autour avec les PC portables allumés, chacun écoutant ce qui se passe avec une oreille plus ou moins attentive. Une salle de Design Thinking, c’est tout sauf ça.
Cette fameuse salle doit être attrayante, elle doit donner envie aux gens de venir s’y installer et y travailler donc elle doit se différencier des autres salles de votre entreprise. L’idée est vraiment de travailler sur le confort et l’accueil, j’avais pour habitude de garder les participants à mes Workshops pendant une journée complète donc ces deux critères étaient indispensables. Donc pour intéresser vos collaborateurs à l’innovation et les motiver à travailler avec vous durant plusieurs heures, apportez-leur un petit plus qu’ils ne trouvent pas ailleurs. Pour cela, voici quelques astuces que j’ai mises en place :
D’abord le confort alimentaire avec boissons et grignotage : ils doivent être en libre-service et gratuits pour ceux qui viennent travailler dans la salle (attention aux petits pickpockets qui viennent se servir quand vous n’êtes pas là ;-), vous aurez donc besoin de :
- Une machine à café avec du café en libre-service, toujours alimenté. Nespresso fournit des machines pro, avec des capsules pro, c’est la bonne solution pour éviter de les voir disparaitre. N’oubliez pas les capsules décaféinées.
- Une bouilloire : certains ne boivent pas du café mais du thé, ou du chocolat chaud, donc prévoir cet ustensile, et les sachets de thé + chocolat en poudre qui vont bien
- Un petit frigo avec des boissons fraiches : eau, jus d’orange, coca… En été, chacun apprécie une boisson fraiche pour se désaltérer.
- Des gâteaux secs, des chocolats, des bonbons… Un petit clin d’œil au passage à Alexandra qui passait régulièrement me ravitailler en bonbons 😉.
- Et bien sûr tout ce qui va avec : du sucre, des gobelets à café, des verres, des touillettes, etc…
Concernant l’espace de travail, prévoyez
- Un coin café pour l’accueil et la pause règlementaire.
- Au moins deux zones de travail, pour pouvoir créer deux groupes de 5 à 7 personnes qui vont avancer sur des sujets en parallèle. Chaque espace devra avoir à sa disposition de quoi s’asseoir et une table (pas plus). Ce qui est important : faites des murs blancs d’écriture. Il faut le plus de mur d’écriture possible, du sol jusqu’au plafond. Certains me diront qu’il est inutile de partir d’aussi bas pour aller aussi haut… Vous vous trompez : vous verrez que vous finirez par écrire au ras du sol, et à la limite du plafond, debout sur une chaise, on n’a jamais assez de place. Je suis parfois obligé de rajouter du papier kraft sur des fenêtres pour gagner en surface d’écriture, et cela malgré mes 15 mètres linéaires de murs d’écriture. Donc plus il y en a, mieux c’est.
- Une zone de maquettage pour prototyper rapidement les concepts, avec les moyens de prototypage rapide : légos, stylos, ciseaux, cutter, carton, patafix, papier, etc. Cultivez cet esprit « labo ».
Concernant le mobilier :
- Le coin café, avec un canapé de petite taille. Ce n’est pas l’espace de travail, juste l’espace de repos. Inutile de prendre le canapé ultra confortable, au contraire : on ne doit pas rester longtemps dans le canapé ni s’y endormir, on souhaite que les gens soient dans l’espace de travail, pas dans le coin repos.
- Des poufs ou cubes en mousse pour ceux qui veulent s’assoir en mode camping, Ils sont également pratiques pour certaines phases de travail sur lesquels on a besoin de se regrouper facilement sans tirer une lourde chaise,
- Des « bean bags », ou « Fat Boy »,
- Des chaises hautes et quelques tables hautes (une par zone, une petite table basse pour les poufs) : prenez du mobilier qui se bouge facilement, donc léger, l’espace doit être modulable. Le jour où vous aurez 20 personnes dans la salle, il faudra coller les tables dans un coin. C’est cet aspect reconfigurable qui est important dans la salle, pouvoir bouger les meubles.
- Des espaces d’affichage, pour y mettre vos fiches Insight, vos inspiration board, vos concept posters, ou autre… Utilisez pour cela les murs qui vous restent, ou à défaut achetez quelques carton plume de grande taille (1m40 x 3m) qui serviront de support.
Concernant la technologie : RIEN (ou presque) !
- Une chaine HI-FI : passer un fond musical à l’accueil des participants et durant certaines phases du Design Thinking permet de booster la dynamique des séances. Cela meuble également les phases de réflexion individuelle durant lesquelles chacun est dans son coin sans un bruit. Objet indispensable, même si vous êtes dans une grande entreprise industrielle. Et je sais de quoi je parle : quand j’ai demandé cet achat pour Thales, on me l’a d’abord refusé car il n’était pas dans la politique groupe d’acheter des chaînes HIFI.
- Une télé, qui ne soit PAS avec écran tactile : ne faites pas cette erreur, j’en ai acheté une et le tactile ne nous a jamais servi. Au début je souhaitais l’utiliser comme un écran sur lequel on écrit pour pouvoir ensuite sauvegarder en PDF. Cela ne sert à rien : on ne peut écrire qu’à deux personnes dessus, la surface est trop limitée (malgré son 1m75 de diagonale), et il y a une telle latence à l’écriture que c’est désagréable à utiliser. A titre d’anecdote, j’ai fait ce conseil à un labo d’innovation, en leur recommandant de ne pas mettre de technologie, ils n’ont pas suivi ce conseil. Nous avions donc des supers rétro-tactiles-interactifs-son-spatial-3d-booster… et cela ne sert à rien au final. Bref, achetez une télé pour passer des slides de présentation, cela suffit.
- Et à part ça ?… et bien rien d’autre : la technologie est selon moi à proscrire d’une salle de Design Thinking, il vaut mieux avoir 20 mètres linéaires de murs sur lesquels on peut écrire, des post-its, des stylos pour tableau blanc, et du jus de cerveau !
Nous avons également essayé les outils collaboratifs numériques sur tablette, je ne les recommande pas ! Au mieux ça marche, et quand ça marche on se focalise sur l’objet et non pas sur le Workshop. La créativité vient du travail collaboratif, des échanges qu’on a avec les autres collaborateurs, pas de l’outil.
Je mets malgré tout un petit bémol sur ce dernier commentaire : les outils collaboratifs types MIRO ou KLAXOON nous ont bien servi pendant la phase de confinement de la période COVID, nous ne pouvions pas nous regrouper en Workshops. Nous avions donc développé nos propres méthodes de travail à distance, des workshops Design Thinking numériques, mais ce type d’animation nécessite alors un véritable savoir-faire pour animer les groupes de travail à distance. Le présentiel reste ma méthode d’animation préférée…
Quelques conseils complémentaires : il faut obliger les gens à oublier leurs vieux réflexes des salles de réunion classiques. Entre autres, le pire c’est le PC portable, il ne faut pas qu’ils l’amènent sinon ils travailleront sur autre chose et ne seront pas concentrés sur le workshop. Une astuce très simple pour éviter cela :
- Ne pas mettre de prise réseau : sans prise réseau, pas de connexion à l’Intranet (sauf si WIFI).
- Mettre le moins de tables possible : les tables servent pour le travail, donc laissez dessus les post-its, stylos, papiers, les gobelets et sucres pour le café, qui vont gêner pour poser un PC. Si on n’a rien pour poser le PC, on ne peut pas travailler avec. J’ai déjà vu des personnes arriver avec leur portable, se mettre dans le canapé (très dur), le PC sur les genoux (et ça chauffe) : 15 minutes plus tard, le PC est posé.
Je n’ai pas encore trouvé la solution idéale pour interdire les téléphones portables (brouilleur ?), une simple affiche en demandant d’éteindre les téléphones marche relativement bien, mais pas à tous les coups (il y a quelques accros au téléphone qui sont mes irréductibles Gaulois…). Il reste ensuite les techniques de coaching pour faire comprendre aux participants qu’ils doivent être concentrés sur le Workshop et non pas sur leur PC, sans s’attirer les foudres des mauvais élèves 😉…
Vous avez toutes les billes pour créer votre espace, à vous de jouer maintenant.
Si vous avez des questions complémentaires, contactez-moi.
Voici quelques liens vers des illustrations des Design Center Thales (Brest et Bordeaux):
https://www.felixassocies.fr/projets/innovation-hub-thales-campus-bordeaux-67
