En complément de mon article sur l’initialisation d’un projet Design Thinking, je vous livre les étapes à respecter pour la bonne exécution d’un projet Design Thinking. Ces étapes sont issues de mon expérience personnelle et de la manière dont j’ai construit mon process Design Thinking après plus de 10 ans de pratique intensive… Ces étapes sont applicables que l’on déroule un Workshop d’une journée, un Sprint d’une semaine, un projet de plusieurs mois, un hackathon…

Les équipes

Lorsque je travaille sur un Workshop Design Thinking, je mets généralement en place deux équipes : 

• L’équipe « coeur », qui est un groupe de 2 à 4 personnes qui sont en charge de la définition du projet et des objectifs à atteindre. Ce sont elles qui viennent me voir et me confient la tâche de coaching. Nous travaillons ensemble toutes les phases du projet, mais plus particulièrement la phase préparatoire et la phase de synthèse. Il est important de passer du temps sur la préparation pour bien comprendre le contexte, les enjeux, et recadrer les objectifs : l’équipe coeur a souvent plusieurs objectifs et il est indispensable de bien se focaliser sur les enjeux majeurs.
• L’équipe « étendue », qui est composée de profils pluridisciplinaires. Elle intervient principalement sur les phases de créativité, pour générer un maximum d’idées dans un temps très court. La taille de cette équipe n’est limitée que par le nombre de coaches présents le jour du Workshop. En général, je considère qu’un coach peut gérer un groupe de 7 à 10 personnes maximum, donc si vous avez 30 participants lors d’un Workshop, vous avez besoin de 3 coaches. Avec de l’expérience, il est possible pour un coach de gérer 2 ou 3 groupes de travail en parallèle, mais cela nécessite un véritable savoir-faire pour passer d’un groupe à l’autre rapidement, suivre le travail de chacun et s’assurer qu’il n’y a pas de temps mort. C’est surtout extrêmement fatiguant pour le coach.

Le process

La règle de base est toujours la même : respectez le process Design Thinking et tout se passera bien! Pour cela, suivez les différentes étapes pour la préparation, l’exécution et la synthèse du Workshop

1. Le Brief : c’est une réunion de 1 à 3h dans laquelle on définit la problématique à résoudre, les objectifs à atteindre, la définition de l’équipe projet (équipe cœur), l’équipe étendue (participants externes qui interviendront lors du Workshop), les utilisateurs, les clients… Le Brief permet également de définir les éléments de sortie attendus par l’équipe projet, et d’établir la durée du projet (l’engagement en termes de charge et de nombre de workshops) : cela permet ainsi de s’assurer que la charge prévue est compatible des objectifs à atteindre (on n’atteint pas les mêmes résultats sur un workshop d’une journée que sur un projet de plusieurs mois). Ceci permet également de vérifier que votre donneur d’ordre a bien le budget nécessaire pour l’atteinte de ces objectifs, et si ce n’est pas le cas, cela permet de revoir les objectifs à la baisse pour qu’ils soient réalistes (ou demander un complement de budget…) : il est préférable d’atteindre à 100% des objectifs moins ambitieux, plutôt que 50% des objectifs trop importants. Ceci évitera le sentiment de frustration de votre donneur d’ordre à la fin du Workshop.
   
   
2. Le Workflow : il s’agit d’une phase de travail préparatoire réalisée par le coach, visant à choisir les méthodes Design Thinking qui seront appliquées et leur enchainement dans le temps lors des différents workshops. C’est tout l’art du coach Design Thinking qui s’applique ici : maîtriser les 200 ou 300 méthodes du process, choisir les bonnes au bon moment, créer les canvas si nécessaire, et faire en sorte que l’enchainement de ces méthodes fasse sens tout au long du workshop (les sorties d’une méthode sont utilisées en entrée d’une autre). Ce workflow est ensuite revu avec l’équipe projet avant le lancement du ou des Workshops pour expliquer comment l’événement va se dérouler, mais également pour rassurer l’équipe projet sur sa bonne exécution : pour ceux qui n’ont jamais participé à un Workshop Design Thinking, il est toujours un peu déroutant de s’embarquer dans cette aventure car on ne comprend qu’à la fin de la journée pourquoi telle ou telle méthode a été mise en oeuvre. Ca ressemble parfois à de l’invocation vaudou, mais je vous garantis qu’il n’y a pas de place au hasard si l’on souhaite que le workshop se passe bien : les bonnes méthodes, au bon moment, et avec le bon coach… Attention à ne pas tomber dans le piège de la multiplication des méthodes et des canvas : J’ai participé à quelques Workshops dans lequel on me faisait travailler sur une quantité trop importante de canvas, sans véritable liens entre eux. Ca fait plaisir au coach qui montre son savoir-faire, mais cela n’a pas forcément d’intérêt pratique : trop de canvas tuent le canvas !
   
   
3. Le Preset : chaque workshop est précédé d’une phase préparatoire visant à amener les éléments de travail nécessaires au bon déroulement du Workshop : recherches, explorations, analyses des tendances, analogies, interviews, veille concurrentielle… Ces différents éléments sont ensuite synthétisés sous forme d’éléments graphiques (posters, impressions papiers, impressions 3D, éléments de prototypage …) qui seront mis à disposition des participants au Workshop. Il convient également de préparer la salle de travail la veille du Workshop avec tous les éléments nécessaires à son bon déroulement (aménagement du lieu, fourniture des éléments de travail, préparation des affichages, fourniture des éléments de prototypage…). Cette phase n’est pas à négliger, car elle peut prendre 1 à 2 heures suivant la quantité d’informations à préparer. Il est également indispensable de réfléchir au plan de circulations des groupes de travail dans la salle : chaque poster, chaque élément graphique affiché, chaque méthode devra se dérouler dans un espace dédié dans lequel les participants doivent être à l’aise et pouvoir se déplacer sans problème. Il convient donc de suivre le Workflow et d’anticiper les besoins en espace des participants, ainsi que l’espace nécessaire d’écriture sur les murs blancs. Vous n’imaginez pas la place dont vous aurez besoin sur ces fameux murs, pour y poser toutes les informations qui seront générées par les participants. J’ai pour habitude de prévoir toujours des espaces complémentaires facilement activables : cela peut être par exemple l’utilisation de post-its géants, autocollants, mesurant 1m de large. Ils peuvent alors pallier au manque d’espace quand la créativité s’exprime au maximum…
   
   
4. Le Run : c’est le Workshop proprement dit mené avec l’équipe cœur + l’équipe étendue. Cette équipe doit obligatoirement être pluridisciplinaire, c’est un prérequis indispensable : n’invitez pas que des ingénieurs, please ! L’ingénieur, c’est 1 profil, ne négligez pas les autres : les formateurs, les équipes RH, celles travaillant sur le soutien ou l’industrie, les designers… et ceci même si le sujet qui vous anime est technique : la créativité et l’originalité viendra de ces profils. Le workshop se déroulera ensuite en respectant les 5 étapes du Design Thinking. Si le projet est composé de plusieurs Workshops, les 5 étapes  seront réparties sur ces différentes journées.
   
   
5. La Post-production : cette phase vise à produire les éléments de sortie du Workshop qui auront été définis lors du brief, et les livrer à l’équipe projet. Cela peut être un simple compte rendu de workshop au format Word, un power point animé, des affiches, des impressions 3D, une maquette interactive cliquable, un storyboard, etc… Ces éléments sont souvent utilisés par vos donneurs d’ordre après le projet, pour pitcher le résultat du travail accompli auprès de leurs managers ou de leurs clients. Un soin particulier doit être apporté sur la sortie produite, l’intervention d’un Designer est fortement recommandée (ainsi que dans les autres phases du projet…).

Vous avez désormais les principales clefs pour lancer votre projet, mais vous pouvez me contacter si vous avez des doutes ou questions…